仕事の段取りが上手になれる!スケジュール管理方法を7つのステップで解説

仕事の段取りが上手になれる!スケジュール管理方法を7つのステップで解説

段取りよく仕事しなさい!と言われても、どうやったら上手に段取りできるの?と悩んでいる方は多いと思います。

正直、私は結構そういったお叱りを会社で受けてきました。厳しいことにビジネスの世界では『段取り下手』=『仕事できない』になってしまいます。実際、段取りが下手だったことが原因で『信用できないな』と思われてまった苦い経験もしております。

今回は、そんな私が今ではきちんと段取りができ、成果を出せるようになったスケジュール管理方法を7つのステップでご紹介します。もともと苦手だったからこそ分かる細かい内容まで丁寧に解説していきますので、ぜひ参考にしてみて下さい。

仕事の段取りが上手になれる!スケジュール管理方法を7つのステップで解説

結論から申しますと、今回のスケジュール管理方法はエクセルで日割りのスケジュールを作成することです。私は新しい仕事を受けたら、まず最初に日割りのスケジュールを作成して段取りを整えます。

日割りのスケジュールのメリットですが、例えば仕事をする中でこんな状態になったことってありませんか?

 ✔︎時間の見積もりが甘く納期に間に合わなかった

 ✔︎なかなか本格的に着手できない

 ✔︎途中で飽きて気づけば納期直前だった

日割りのスケジュールを作成することで、このような状態を防ぐことができます。また、それに伴いアウトプットの質向上あなたの信頼アップに繋がります。

ここからはどうやって日割りのスケジュールを作成すれば良いかについて、例題を用いて具体的に説明していきます。7つのStepに分けて1つ1つ解説していきます。

 

例題:月初に部長から『仕事X』を頼まれました。納期は月末までの1ヶ月間です。
(仕事Xは任意です、あなたの仕事に合わせて想像してみて下さい)
 

Step.1 日割りのカレンダーを作ろう

仕事を受けたらまずは日割りのカレンダーから作りましょう。くれぐれも思いついた作業から着手しないように!走り始める前は準備運動しますよね。仕事もするにも準備が大切なんです。エクセルで作るとこんな感じになります。

納期が月末だからってあと30日もあると思っていませんか?休日祝日や研修など終日不在の日を差し引くと実質17日しかありませんね。この17日間が勝負になります。

このように作業可能な日程を可視化すると、これからどう行動すべきかイメージが掴めると思います。逆に日割りのスケジュールを作らないで、『まだ1ヶ月もあるから来週から始めればいいや』と油断すると実質作業日は14日だけになるので、かなり焦る事になってしまいます。

 

Step.2 報告タイミングを設定しよう

次に報告タイミングを設定していきます。仕事を任せてくれた部長に対して報告&チェックをしてもらう必要があります。今回はこんな感じで設定してみました。

部長報告は納期3日前に設定しました。これは万が一大きな指摘が入った場合でも、修正できる時間を残しておく為です。仮にこのタイミングでOK貰えたら納期前倒しの素晴らしい仕事と言えますし、ダメな場合でも残り2日間でしっかり修正して納期通りに仕事を終えることが出来れば、段取りよく仕事できたと言えます。

また、前広な報告は上司を安心させます。なぜなら上司は仕事がきちんと進んでいるか気になるものなので、前広に報告することで、『お、余裕を持った報告だな。最悪何かあったとしても修正する時間がありそうだ。』と安心させることができます。そして、この安心感は確実にあなたの信頼に繋がります

 

Step.3 報告事前を設定しよう

最初から部長に報告するのは危険です。事前にあなたと部長の間の存在(今回は課長とします)に報告して、ブラッシュアップして貰いましょう。こんな感じで設定してみました。

課長報告は部長報告の2日前に設定しました。課長から頂いたアドバイスを反映させる時間を確保しておきましょう。報告の際は、今後の段取りを説明してあげるとベターです。『30日納期に向けて、25日に部長報告、本日事前という段取りで進めております』と伝えてあげれば、段取りがわかって安心して貰えます。

また、OUTLOOKなどのスケジューラーで打ち合わせ予約をしている場合は、このタイミングで予約しましょう。早めに予約することで確実に予定を押さえられますし、早めに予定を抑える行動そのものが段取りが良いと評価されます。

 

Step.4 自己案の完成納期を理解しよう

報告タイミングの設定が終わると、自己案の完成納期が自ずと分かります。今回の場合は18日に完成していないと課長報告に間に合いませんので、それまでに完成させる必要があります。

意外と時間ないですね!それに気づけただけでも日割りのスケジュールを作成した甲斐があります。イメージとしては、18日までは自分で作成する期間で、18日以降は上司に報告しつつ、ブラッシュアップする期間です。

しっかりとブラッシュアップする期間を含める事で質の良いアウトプットを出すことができます。また、自分で作成する期間でも先輩や同僚には適宜アドバイスを求めると良いかと思います。

 

Step.5 やることリストアップしよう

ここまでで納期感覚をしっかりとイメージすることが出来たと思います。次に実際に作業するにあたって、やることを書き出しましょう。今回『仕事X』を終わらせる為に、やることがA, B, C, D, Eあるとします。下記のようにエクセルに書き込んでしまいましょう。

仕事していると、『あ!この仕事が抜けていた!』と慌てて取り掛かることがあると思います。そのような事が無いようにリストアップして書き残しておきましょう

 

Step.6 やることを細分化しよう

やることをもう1度見返すと、ちょっとやりたくないこと、取り掛かりづらいことってあると思います。やりたくないことは後回しにしがちなので、対策としてなるべく細分化することをお勧めします。例えば、『資料作成する』が取り掛かりにくいと感じる場合は、『骨子を作成する』、『データを収集する』、『過去資料を探す』など分割しましょう。これくらいなら取りかかれるかも?と思うくらいまで分割するのがコツです。今回は『やることB』をb1, b2, b3に分割しました。

 

Step.7 各やることの実施日を決めよう

最後に各やることの実施日をエクセルに埋めていきましょう。完成日から逆算する形で埋めていきます。

これで日割りのスケジュール完成です!あとはこれに従ってやるだけです。自分で作ったものなので行動に移しやすいこともメリットです。日割りのスケジュールは毎日見返して進捗を確認していきましょう。抜け漏れ等が見つかった場合は都度修正しながら仕事を進めていって下さい。

まとめ

今回段取りよく仕事を進める為のスケジュール管理法について7つのステップに分けて説明しました。 

Step.1 日割りのカレンダーを作ろう

Step.2 報告タイミングを設定しよう

Step.3 報告事前を設定しよう

Step.4 自己案の完成納期を理解しよう

Step.5 やることリストアップしよう

Step.6 やることを細分化しよう

Step.7 各やることの実施日を決めよう

この方法を実践することで段取りよく仕事を推進できると思います。是非実践してみて下さい。

最後までお読み頂きありがとうございました。